Prontuário, sigilo médico e LGPD na clínica: guarda, cópia e proteção de dados

O prontuário fica sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente (Código de Ética Médica, art. 87, § 2º). Quanto ao prazo, a Lei 13.787/2018 prevê que, decorridos no mínimo 20 anos do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados (art. 6º), regra que alcança também os prontuários gerados originalmente em meio eletrônico (art. 6º, § 5º). Em vez de eliminado, o prontuário pode ser devolvido ao paciente (art. 6º, § 2º).

A Resolução CFM 1.821/2007 fixa o mínimo de 20 anos para o papel não digitalizado (art. 8º) e estabelece guarda permanente para os prontuários arquivados em meio óptico, microfilmado ou digitalizado (art. 7º). O Parecer CFM 19/2026 admitiu o descarte do papel após 20 anos do último registro, mesmo sem digitalização, com termo formal de eliminação e supervisão da direção técnica. O parecer trata do papel. Para o prontuário eletrônico, a orientação prudente é não eliminar por rotina.

O médico não pode negar ao paciente acesso ao prontuário, cópia e as explicações necessárias, salvo quando isso trouxer risco ao próprio paciente ou a terceiros (CEM, art. 88). Para terceiros, a regra é restritiva: o médico só libera cópia para atender ordem judicial, para a própria defesa ou com autorização escrita do paciente (art. 89). Requisitado pelo juiz, o prontuário vai ao juízo requisitante (art. 89, § 1º). O Conselho Regional de Medicina também pode requisitar cópia (art. 90).

Pela Resolução CFM 1.605/2000, com autorização expressa do paciente o prontuário pode ir diretamente à autoridade requisitante (art. 5º); na defesa judicial, o médico pede segredo de justiça (art. 7º); havendo conflito, consulta o seu CRM (art. 8º). O art. 4º está suspenso por decisão judicial.

Pela LGPD, o acesso do titular por declaração completa deve ser fornecido em até 15 dias do requerimento (art. 19, II). Detalhamos o tema no artigo quem pode pedir cópia do prontuário.

É vedado ao médico revelar fato de que tenha conhecimento em razão da profissão, salvo motivo justo, dever legal ou consentimento por escrito do paciente (CEM, art. 73). A proibição continua mesmo que o fato seja público ou que o paciente tenha falecido, e na investigação de suspeita de crime o médico não pode revelar segredo que exponha o paciente a processo penal (art. 73, parágrafo único).

O sigilo também é dever de organização: o médico não pode permitir que pessoas não obrigadas ao sigilo manuseiem os prontuários sob sua responsabilidade (art. 85). Na clínica, isso significa perfis de acesso e termo de confidencialidade da equipe.

Para a LGPD, o dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II). O tratamento só ocorre nas hipóteses do art. 11, entre elas a tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária (art. 11, II, “f”), a obrigação legal ou regulatória (“a”) e o exercício regular de direitos em processo (“d”).

A clínica é, em regra, controladora, e o fornecedor de sistema atua como operador, seguindo as instruções da clínica (art. 39). Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança contra acessos não autorizados e situações de perda ou vazamento (art. 46).

O controlador deve indicar encarregado e divulgar sua identidade e contato, preferencialmente no site (LGPD, art. 41). O regulamento aprovado pela Resolução CD/ANPD 18/2024 exige que a indicação seja feita por ato formal, escrito, datado e assinado (art. 3º, § 1º), com substituto para ausências (art. 4º), e que os dados do encarregado fiquem em local de destaque no site (art. 9º).

Se um incidente puder causar risco ou dano relevante aos pacientes, a clínica deve comunicar a ANPD e os titulares (LGPD, art. 48). O regulamento aprovado pela Resolução CD/ANPD 15/2024 fixa o prazo de três dias úteis, contado do conhecimento de que o incidente afetou dados pessoais (art. 6º e art. 9º), e lista entre os critérios de relevância os dados sensíveis e os protegidos por sigilo profissional (art. 5º). Todo incidente, comunicado ou não, deve ser registrado e mantido por no mínimo cinco anos (art. 10). Veja o passo a passo em vazamento de dados de pacientes.

O prontuário deve ser preenchido em ordem cronológica, com data, hora, assinatura e número do CRM (CEM, art. 87, § 1º). A Resolução CFM 1.821/2007 autoriza sistemas sem papel desde que atendam integralmente ao nível de segurança NGS2 (art. 3º), que exige assinatura digital (art. 5º). A Lei 13.787/2018 exige, na digitalização, integridade, autenticidade e confidencialidade, com certificado ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º), e só permite destruir os originais após análise de comissão permanente de revisão (art. 3º).

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