Quem pode pedir cópia do prontuário e o que a clínica deve entregar

O pedido chega pela recepção, por e-mail ou por um documento com timbre oficial. Pode ser o filho de uma paciente que morreu, o advogado do outro lado de uma ação, a auditoria da operadora, um delegado, uma seguradora. Todos querem a mesma coisa: cópia do prontuário. E a clínica precisa decidir na hora, quase sempre sem tempo de consultar ninguém.

Decidir errado custa caro dos dois lados. Negar a quem tem direito expõe o profissional a infração ética e à ação judicial. Entregar a quem não tem direito é quebra de sigilo, com processo no CRM, responsabilidade civil e, desde a LGPD, exposição perante a autoridade de proteção de dados. O que separa uma coisa da outra não é bom senso: é uma regra escrita, e ela muda conforme quem pede.

O prontuário é do paciente, a guarda é da clínica

O ponto de partida está no Código de Ética Médica (Resolução CFM nº 2.217/2018). O art. 87, § 2º, diz que o prontuário fica sob a guarda do médico ou da instituição que assiste o paciente. A exposição de motivos da Resolução CFM nº 1.821/2007 é ainda mais direta: o prontuário é propriedade física da instituição, mas os dados nele contidos pertencem ao paciente.

Dessa separação nascem as duas obrigações que se equilibram no dia a dia. O art. 85 do Código veda permitir o manuseio e o conhecimento dos prontuários por pessoas não obrigadas ao sigilo profissional. E o art. 89 veda liberar cópias do prontuário sob sua guarda, com três exceções e apenas três: ordem judicial, defesa própria do médico e autorização escrita do paciente.

Guardar essa lista resolve a maior parte dos pedidos que chegam ao balcão.

Paciente e representante legal: a entrega é obrigatória

Aqui não há margem. O art. 88 do Código de Ética Médica proíbe negar ao paciente, ou na impossibilidade dele ao seu representante legal, o acesso ao prontuário, deixar de fornecer cópia quando solicitada e deixar de dar as explicações necessárias à compreensão do documento. A única ressalva do próprio artigo é quando o acesso ocasionar riscos ao paciente ou a terceiros, hipótese excepcional que precisa ser fundamentada e registrada, não usada como resposta padrão.

A Resolução CFM nº 1.605/2000, no art. 6º, repete a obrigação de fornecer cópia quando solicitada pelo paciente. E a LGPD, no art. 18, II, garante ao titular o direito de acesso aos dados tratados sobre ele.

Na prática, o que a clínica pode e deve fazer é controlar a forma: identificar quem retira, registrar a data e a extensão do que foi entregue, e guardar o protocolo assinado. Esse recibo costuma ser a prova que encerra a discussão meses depois, quando alguém alega que nunca recebeu nada.

Família de paciente falecido

Este é o pedido que mais gera erro, porque a intuição manda entregar e o Código de Ética manda o contrário. O art. 73, parágrafo único, alínea “a”, é expresso: a proibição de revelar o que se sabe em razão da profissão permanece mesmo depois que o paciente morre.

A saída está na Recomendação CFM nº 3/2014, editada depois de decisão judicial em ação civil pública movida pelo Ministério Público Federal. Ela recomenda que médicos e instituições forneçam o prontuário do paciente falecido quando solicitado pelo cônjuge ou companheiro sobrevivente e, sucessivamente, pelos sucessores legítimos em linha reta ou colaterais até o quarto grau. Duas condições vêm junto e não podem ser separadas do texto: o vínculo familiar precisa estar comprovado documentalmente e a ordem de vocação hereditária precisa ser observada.

Ou seja, um sobrinho não recebe cópia enquanto houver cônjuge ou filho vivo, e nenhum deles recebe apresentando só a certidão de óbito. A mesma recomendação orienta os médicos a informar os pacientes sobre a possibilidade de manifestar, em vida e de forma expressa, objeção à divulgação do prontuário após a morte. Clínica organizada inclui esse campo no cadastro.

Vale lembrar que a seguradora que aparece depois do óbito entra em outra regra: o art. 77 do Código veda prestar informações a empresas seguradoras sobre as circunstâncias da morte do paciente, além das que constam na declaração de óbito, salvo por consentimento expresso do representante legal.

Auditoria da operadora e pedidos do plano de saúde

Auditoria médica tem norma própria, a Resolução CFM nº 1.614/2001, e ela desenha um caminho bem estreito. O médico auditor deve se apresentar ao diretor técnico ou ao substituto antes de iniciar as atividades (art. 4º) e tem direito de acessar a documentação necessária in loco, sendo vedada a retirada dos prontuários ou de cópias da instituição (art. 7º). A exceção está no § 1º do mesmo artigo: havendo identificação de indícios de irregularidades no atendimento cuja comprovação dependa da análise do prontuário, a retirada de cópias é permitida exclusivamente para instruir a auditoria.

A leitura conjunta com a LGPD reforça o cuidado. O art. 11, § 4º, veda a comunicação ou o uso compartilhado de dados sensíveis de saúde entre controladores com o objetivo de obter vantagem econômica, ressalvadas as hipóteses ligadas à prestação dos serviços de saúde, à portabilidade solicitada pelo titular e às transações financeiras e administrativas decorrentes desses serviços. E o § 5º proíbe que operadoras tratem dados de saúde para seleção de riscos na contratação e na inclusão ou exclusão de beneficiários.

Tradução operacional: pedido de auditoria por e-mail, em lote, sem indicação de glosa ou de irregularidade específica, não se atende com um envio de arquivos. Atende-se marcando o acesso presencial, com registro de quem esteve, quando e a que teve acesso.

Polícia, Ministério Público e Justiça

Aqui o documento com timbre confunde, porque nem todo pedido oficial é ordem judicial. O art. 89 fala em ordem judicial, e o § 1º diz que, quando requisitado judicialmente, o prontuário será encaminhado ao juízo requisitante, não ao advogado da parte, não à delegacia, não ao perito indicado por uma das partes.

A Resolução CFM nº 1.605/2000 detalha o resto. No art. 2º, nos casos de doença de comunicação compulsória, o dever se restringe a comunicar o fato à autoridade competente, sendo proibida a remessa do prontuário. No art. 3º, na investigação de suspeita de crime, o médico está impedido de revelar segredo que possa expor o paciente a processo criminal. No art. 5º, havendo autorização expressa do paciente, o encaminhamento direto à autoridade requisitante fica liberado. E o art. 7º garante ao médico apresentar o prontuário em sua defesa judicial, pedindo que a matéria corra em segredo de justiça. O art. 89, § 2º, do Código de Ética vai na mesma linha e manda o médico pedir que se observe o sigilo profissional.

Um detalhe que costuma passar batido: o art. 4º dessa resolução, que tratava do envio ao perito nomeado pelo juiz em processo criminal, está suspenso por decisão judicial nos autos da Apelação Cível nº 5009152-15.2013.4.04.7200/SC, conforme registra o próprio texto publicado pelo CFM. Quando houver dúvida ou conflito sobre remeter ou não os documentos, o art. 8º manda consultar o Conselho Regional onde o médico mantém inscrição, e essa consulta escrita vira parte da defesa.

Requisição do próprio Conselho também não comporta discussão: o art. 90 do Código de Ética veda deixar de fornecer cópia do prontuário quando requisitada pelos Conselhos Regionais de Medicina, e o art. 6º da Resolução 1.605/2000 diz o mesmo.

Advogado, empresa e terceiros

Pedido de advogado se resolve pela mesma chave do art. 89: o que autoriza a entrega é a autorização escrita do paciente. Procuração ou declaração específica, que identifique o documento pedido, cumpre esse papel; pedido em papel timbrado, sozinho, não cumpre.

Pedido de empregador tem regra expressa: o art. 76 veda revelar informações confidenciais obtidas no exame médico de trabalhadores, inclusive por exigência dos dirigentes de empresas ou instituições, salvo se o silêncio puser em risco a saúde dos empregados ou da comunidade.

Por quanto tempo guardar antes de descartar

A Lei nº 13.787/2018, no art. 6º, estabelece que, decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados, com alternativa de devolução ao paciente e com processo de eliminação que resguarde a intimidade, o sigilo e a confidencialidade.

A Resolução CFM nº 1.821/2007 usa parâmetros próprios: 20 anos a partir do último registro para o papel não digitalizado (art. 8º) e guarda permanente para o que está arquivado eletronicamente, microfilmado ou digitalizado (art. 7º). Como os textos não coincidem, descarte sem decisão documentada da comissão de revisão de prontuários é risco desnecessário: some justamente a prova de que a clínica precisará se for demandada depois. E prontuário perdido ou exposto em migração de sistema não é só um problema de arquivo, é incidente de segurança com prazo para comunicar.

A rotina que evita o problema

1. Um responsável nomeado pela liberação de cópias, com suplente. Recepção não decide sozinha.
2. Formulário de solicitação que registre quem pede, em que qualidade, com que documento comprova o vínculo e o que exatamente está sendo pedido.
3. Protocolo de entrega assinado, com data, extensão do material e identificação de quem retirou.
4. Registro de negativa fundamentada quando a entrega não for devida, citando a norma. Negativa registrada é defesa; negativa verbal é palavra contra palavra.
5. Cópia integral, sem edição. Alterar ou suprimir conteúdo cria um problema muito maior do que o original, como explica o material sobre alteração de prontuário médico.
6. Controle de acesso interno, porque o art. 85 alcança o manuseio por quem não está obrigado ao sigilo, e o tema se conecta diretamente à violação do sigilo médico.

Como o escritório atua

O Dr. Alessandro Caldonazo e sua equipe técnica especializada atuam na defesa de médicos, dentistas, clínicas e hospitais. Nos pedidos de prontuário, o trabalho tem duas frentes. A imediata é responder ao pedido que já chegou: analisar a legitimidade de quem pede, redigir a resposta com a fundamentação correta e, quando for o caso, apresentar o documento em juízo com pedido de segredo de justiça.

A preventiva é montar o fluxo antes do pedido existir: política interna de liberação, formulários, termo de objeção à divulgação após a morte, treinamento da recepção e do setor de arquivo, e alinhamento com o programa de proteção de dados da clínica. O escopo desse atendimento está na página de advogado para médicos em Campinas, e clínicas e hospitais encontram o desenho institucional em segurança jurídica para clínicas de saúde.

Se a sua clínica recebeu um pedido de cópia de prontuário e há dúvida sobre entregar, a análise é feita em consulta, com hora marcada e honorário definido. Para agendar, use o formulário do site ou o WhatsApp do escritório.

Fontes

• Código de Ética Médica, Resolução CFM nº 2.217/2018, arts. 73, 76, 77, 85, 87, 88, 89 e 90
• Resolução CFM nº 1.605/2000 (revelação do conteúdo do prontuário)
• Recomendação CFM nº 3/2014 (prontuário de paciente falecido)
• Resolução CFM nº 1.614/2001 (auditoria médica), art. 7º
• Resolução CFM nº 1.821/2007, arts. 7º e 8º
• Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018, art. 6º
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 11, §§ 4º e 5º, e art. 18, II

Perguntas frequentes sobre quem pode pedir cópia do prontuário médico

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